Les bonnes raisons de ne pas planifier vos tâches… et pourquoi le faire quand même

Planifier

Planifier permet d’être plus efficace. Malheureusement, les bonnes raisons de ne pas le faire sont nombreuses, ce qui limite notre performance et nous fait perdre du temps. Regardons-les de plus près pour gagner en efficacité.

Planifier est une stratégie d’une très grande efficacité lorsqu’elle est utilisée… efficacement. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas. Conséquence ? Nombreux sont ceux qui pensent que soit c’est compliqué, soit c’est inutile ! Et dans les 2 cas, ceux-là préfèrent laisser la place à l’improvisation, avec tous les aléas qui en découlent. Qui n’a pourtant pas ressenti ce sentiment de fatigue et de vide après une journée particulièrement dense, mais qui se termine avec l’impression de n’avoir rien fait réellement ? Alors, pourquoi s’obstiner à ne pas planifier ? Examinons quelques idées reçues pour mieux les démonter.

Planifier, c’est compliqué

Une simple recherche sur internet sur les « outils pour organiser ses tâches », nous donne pléthore de techniques et d’outils informatiques plus ou moins sophistiqués pour planifier son travail. Il faut trouver, parmi ceux-là, le bon outil, comprendre son fonctionnement et s’y adapter (la plupart du temps). Qui plus est, il faut aussi s’en servir régulièrement, car si un élément échappe au système, c’est la confiance que vous aurez dans ce système qui sera mise à mal. Et avec ça, votre motivation à l’utiliser risque de partir en fumée.
Certes, s’il faut toujours un peu de temps pour prendre en main un outil, il devient aberrant de passer plus de temps à utiliser le système qu’à réaliser les tâches que l’on a à faire. Dans cette idée, sortir de sa zone de confort, c’est bien, mais lorsque l’on s’en éloigne trop, on risque de s’en dégoûter.

Au début, il n’est peut être pas utile de chercher un outil sophistiqué. Une simple feuille de papier et des feuillets autocollants peuvent donner de bien meilleurs résultats qu’un programme informatique très complet mais très lourd à gérer au quotidien.
Planifier est compliqué

Planifier, c’est mettre un cadre trop rigide

Oui, planifier, c’est mettre un cadre! Ceux qui rêvent de liberté et de spontanéité le savent. D’ailleurs, pour certains, créer une entreprise répond à la motivation de faire les choses comme bon leur semble, quand bon leur semble. Ceux-là ont pu souffrir, par exemple, du carcan des grands groupes, qui alourdit le travail quotidien et limite la réactivité. Procédures administratives excessives et sur-planification peuvent décourager ceux qui sont impliqués, dans l’action et en recherche d’efficacité. Dans sa quête de liberté, rien d’étonnant à ce que l’entrepreneur planifie avec réticence !

La réactivité, une qualité ?
Au dire de 90% des dirigeants de TPE et PME, oui. Pour ma part, je suis plus sceptique… En fait, réactivité et réaction font partie du même registre ; il s’agit de répondre immédiatement à une situation donnée. Mais répondre vite ne veut pas dire répondre de manière adéquate… Ce qui distingue les 2 sera alors… la planification et l’anticipation! Céder aux sirènes de l’urgence et de l’improvisation peut faire perdre beaucoup de temps lorsque cela se fait, comme souvent, au détriment de l’équipe et de l’organisation générale.

 

Planifier vous permettra de vous focaliser sur l’essentiel et en le réalisant, vous vous sentirez plus libre, porté par la satisfaction et la fierté d’avoir accompli ce que vous vouliez vraiment !

Planifier, ça ne sert à rien car tout est remis en question chaque jour

Vous touchez à l’essentiel : planifier n’est pas une fin en soi. Surtout si ce qu’on planifie a une validité inférieure à la journée ! A côté de ça, il y a parfois tellement de choses à faire que tout ne rentre pas dans l’agenda. En conséquence, il y a de fortes chances pour que ce qui se présente à nous, ce soit ce qu’on n’avait pas intégré au calendrier. Si, en plus, vous ajoutez la désorganisation externe à l’entreprise et/ou votre difficulté à dire « non », alors votre joli plan a toutes les chances de ne servir à rien. Difficile de suivre un agenda de chantier quand les confrères qui doivent intervenir avant vous ne tiennent pas leurs engagements!

Gestion du temps : évaluez-vous !

L’erreur ici est de trop planifier et de ne laisser aucune flexibilité pour faire face à l’imprévu. Dans certains cas, il est possible de ne planifier que certaines tâches, qui ne prendront pas plus de 2 heures dans la journée. Dans d’autres cas, il est envisageable de planifier plus. Le minimum correspond à ce que vous devez faire d’important pour l’entreprise, mais qui n’est pas forcément urgent.

Ne planifiez que ce qui a du sens et surtout, travaillez en amont. Analysez les causes des mauvaises planifications passées et tirez-en les enseignements nécessaires pour mieux planifier à l’avenir.

Planifier, c’est inutile, j’ai tout dans la tête

Dans ce cas, planifier est non seulement inutile, mais c’est même une perte de temps ! Si votre cerveau est ainsi fait qu’il enregistre tout et le met à votre disposition au moment opportun, alors planifier est instinctif et vous le faites sans avoir à le mettre en forme. Profitez-en ! Les gens comme vous sont rarissimes. En complément, lorsque notre activité n’est en lien avec personne, alors il est inutile de formaliser le déroulé de ses actions futurs. En effet, celles-ci n’auront aucun impact sur ces gens qui… ne nous entourent pas!

Donc, si vous êtes seul, cela peut fonctionner… à condition de ne rien oublier d’important au passage. Mais la plupart du temps, vous travaillez en équipe, non ? Comment pensez-vous pouvoir déléguer (pour vous libérer du temps) si vous ne savez pas précisément quelles sont les tâches que vous pouvez partager avec votre équipe ?

Planifier rend plus facile et efficace le travail de vos collaborateurs. Croyez-nous, ils vous en seront très reconnaissants !
Temps et planification

Quelques conseils pratiques pour réussir vos premiers pas en planification

  • Restez simple ! Un planning n’a pas besoin d’être compliqué pour fonctionner correctement. Le but est de vous aider à être plus productif, pas de vous rajouter de la complexité.
  • Evitez de surcharger votre emploi du temps : inutile de planifier chaque heure pour remplir absolument toutes les lignes. Laissez-vous des espaces pour les imprévus, les tâches qui vont durer plus longtemps que prévu …et les temps de respiration !
  • Soyez objectif : estimez correctement le temps nécessaire pour chaque tache ou type de tache. Ni trop peu pour ne pas stresser et perdre en qualité, ni trop pour ne pas perdre en efficacité et gâcher son temps.
  • Classez toutes vos taches par importance. Les plus importantes seront traitées en priorité. Les autres attendront patiemment leur tour et pourraient même être reportées au lendemain.

 

La valeur de la planification réside tout autant dans la finalisation d’un plan écrit que dans la réflexion qui conduit à la rédaction du plan. Vos plans seront peut-être amenés à bouger, mais ils sont vos points de référence et fournissent, à vous et à votre entourage, des informations précieuses sur votre entreprise, votre équipe, le marché, les clients, vos objectifs, etc. En réalisant votre plan, vous apprendrez et informerez. En le mettant en action, vous récolterez de nombreuses informations ! La planification sert aussi à informer et à s’informer.

Alors bonne planification !

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