Planifier son travail permet d’être plus efficace, mais encore faut-il accepter de le faire.
Planifier est une stratégie d’une grande efficacité… lorsqu’elle est utilisée correctement. Pourtant, dans la réalité, ce n’est pas toujours le cas. Résultat : beaucoup finissent par considérer la planification comme compliquée, voire inutile. Ils lui préfèrent alors l’improvisation, avec tous les aléas que cela implique.
Qui n’a jamais ressenti cette fatigue particulière après une journée très dense, avec pourtant l’impression de n’avoir rien fait de vraiment concret ? Ce sentiment n’est pas le fruit du hasard. Il est souvent le symptôme d’un manque de planification du travail.
Alors pourquoi s’obstiner à ne pas planifier ? Regardons de plus près les idées reçues les plus fréquentes, pour mieux les démonter.
Pourquoi la planification du travail paraît compliquée
Une simple recherche sur internet autour des outils pour organiser ses tâches suffit à décourager. Méthodes, applications, logiciels plus ou moins sophistiqués : l’offre est pléthorique. Il faut choisir le bon outil, comprendre son fonctionnement, puis s’y adapter. Bien souvent, c’est l’inverse qui se produit.
À cela s’ajoute une contrainte majeure : la régularité. Dès qu’un élément échappe au système, la confiance s’effrite. Et avec elle, la motivation à l’utiliser. Peu à peu, l’outil censé aider devient une source de frustration.
Bien sûr, prendre en main un nouvel outil demande toujours un peu de temps. Mais lorsque l’on passe plus de temps à gérer le système qu’à accomplir les tâches elles-mêmes, le problème n’est plus l’organisation, mais l’outil choisi. Sortir de sa zone de confort est utile ; s’en éloigner trop peut vite conduire au découragement.
Au départ, inutile de chercher la sophistication. Une simple feuille de papier et quelques feuillets autocollants peuvent produire de bien meilleurs résultats qu’un outil numérique puissant, mais trop lourd à utiliser au quotidien.
Planifier, est-ce vraiment se mettre un cadre trop rigide ?
Oui, planifier, c’est poser un cadre. Ceux qui aspirent à la liberté et à la spontanéité le savent bien. Pour beaucoup d’entrepreneurs, créer une entreprise répond justement à ce besoin : faire les choses à leur manière, quand ils le souhaitent.
Nombre d’entre eux ont d’ailleurs souffert du carcan des grandes structures, où les procédures s’accumulent, alourdissent le quotidien et freinent la réactivité. Une administration excessive et une sur-planification peuvent rapidement décourager celles et ceux qui sont dans l’action et en recherche d’efficacité. Dans ce contexte, il est logique que l’entrepreneur développe une certaine méfiance vis-à-vis de la planification.
La réactivité : une vraie qualité ?
À en croire près de 90 % des dirigeants de TPE et PME, la réponse est oui. De mon côté, je reste plus réservé.
Réagir vite ne signifie pas forcément agir juste. Réactivité et réaction relèvent du même registre : répondre immédiatement à une situation. Mais la différence entre une réponse rapide et une réponse pertinente tient souvent à une chose : l’anticipation.
Céder systématiquement à l’urgence et à l’improvisation peut faire perdre un temps précieux, surtout lorsque cela se fait au détriment de l’équipe et de l’organisation globale.
(Voir aussi : Les 10 lois de gestion du temps illustrée)
Planifier permet justement de se recentrer sur l’essentiel. Et en accomplissant ce qui compte vraiment, on se sent souvent plus libre, porté par la satisfaction et la fierté du travail accompli.
Planifier a-t-il encore du sens quand tout change chaque jour ?
Vous touchez ici à l’essentiel : planifier n’est pas une fin en soi. Surtout lorsque ce que l’on prévoit n’a parfois qu’une validité de quelques heures. À cela s’ajoute souvent une charge de travail telle que tout ne peut, de toute façon, pas rentrer dans l’agenda.
Résultat : ce qui occupe réellement la journée est bien souvent ce qui n’avait pas été planifié. Et si l’on ajoute à cela une désorganisation externe, ou la difficulté à dire non, alors même le meilleur planning peut rapidement devenir caduc. Essayez, par exemple, de tenir un planning de chantier lorsque les intervenants en amont ne respectent pas leurs engagements.
Planifiez uniquement ce qui a du sens, et surtout, travaillez en amont. Analysez les causes des planifications passées qui ont échoué, puis tirez-en des enseignements concrets pour mieux planifier à l’avenir.
Planifier, c’est inutile, j’ai tout dans la tête
Si votre cerveau fonctionne comme un disque dur parfaitement organisé, capable de restituer chaque information au bon moment, alors oui : planifier peut sembler inutile. Dans ce cas précis, vous le faites déjà… sans le formaliser. Profitez-en, ces profils sont rares.
Mais cette approche atteint vite ses limites dès lors que votre activité implique d’autres personnes. Dès qu’il y a des collaborateurs, des partenaires ou des clients, ce qui est “dans votre tête” ne l’est plus pour eux. Et sans cadre partagé, chacun avance avec sa propre interprétation.
Planifier rend le travail de vos collaborateurs plus simple, plus fluide et plus efficace. Et, croyez-le, ils vous en seront reconnaissants.
La valeur de la planification ne réside d’ailleurs pas uniquement dans le plan écrit, mais dans la réflexion qui y conduit. Mettre les choses à plat oblige à clarifier les priorités, les objectifs et les moyens. Même si le plan évolue, il reste un point de repère précieux, pour vous comme pour votre équipe.
Une organisation claire permet aussi de mieux répartir son temps. Et très souvent, ce sont dans ces journées mieux structurées que surgissent des opportunités jusque-là invisibles, étouffées par l’urgence ou le désordre.
Conseils pratiques
Quelques repères simples pour bien démarrer :
Restez simple. Un planning efficace n’est pas un planning compliqué.
Laissez de l’air. Ne remplissez pas chaque créneau : les imprévus font partie du jeu.
Soyez réaliste. Ni trop optimiste, ni trop large dans vos estimations.
Hiérarchisez. Traitez l’essentiel d’abord, le reste suivra.
Bonne planification !
Retrouvez également les 4 étapes pour planifier efficacement son trimestre.
Et n’oubliez pas une chose essentielle : planifier aussi des vacances améliore durablement la performance.
