10 lois de gestion du temps illustrées

Rendons la gestion du temps accessible en illustrant 10 lois simples et redoutablement efficaces, à travers le quotidien de Christophe, chef d’entreprise.

Lois de gestion du temps illustrées par une histoire…

Si vous voulez aller directement à la partie qui liste les lois de gestion du temps, c’est ici.

Vous pouvez également tester votre gestion du temps avant la lecture de cet article :

La gestion du temps demande de la méthode si on la veut efficace. La recherche de productivité ou de performance n’est pas naturelle. Ce qui semble être une tendance naturelle au contraire, c’est de faire plus et plus vite. Mais le burn-out n’est jamais loin d’une telle stratégie, aussi veillerons-nous à nous en éloigner. Concentrons-nous plutôt, si nous voulons plus de résultat, sur notre efficacité, dans le but de travailler moins et gagner plus. Pour ce faire, je vous propose de passer en revue 10 lois de gestion du temps, à travers le parcours de Christophe. Ce dernier est le fondateur d’une entreprise d’une quinzaine de collaborateurs, dans le domaine de la sécurité et vidéo-surveillance.

Les lois de gestion du temps pour chefs d’entreprises : l’histoire de Christophe.

Revenons à Christophe. Son entreprise plafonne à 1,5 millions de chiffre d’affaires depuis des années. Pour améliorer ses résultats, notre dirigeant n’économise pas ses efforts. Pourtant, la rentabilité est très précaire et lui-même est au bord de l’épuisement. Pourquoi ? Découvrons son quotidien.

Christophe : un dirigeant passionné

Christophe était particulièrement occupé et c’était normal : il était passionné. Il aimait son travail, trop peut-être. Mais Christophe aimait particulièrement réaliser son travail lui-même. Et lorsqu’un client avait un problème avec son matériel, la fibre du technicien vibrait en lui. En moins de temps qu’il n’en faut pour le planifier, il était chez son client. Son excuse, c’était la satisfaction client. Son alibi, c’était la nécessité de conserver ses clients, car l’entreprise en avait besoin – et vue le niveau d’activité, c’était quasi-vital. Mais sa motivation profonde et réelle était différente : c’était trouver la raison technique qui causait le dysfonctionnement annoncé. En fait, il consacrait le plus clair de son temps à faire ce qu’il aimait. En ce sens, il suivait la loi de Fraisse.

Son domaine, c’était l’électronique. Croire en ses produits ne lui suffisait pas ; il aimait produire ses produits. Il cherchait de nouvelles solutions, s’émerveillait devant les évolutions technologiques, restait à la pointe des nouveautés. Et il pouvait y passer beaucoup de temps. Il aurait sans doute pu collecter le même niveau ou la même quantité d’information en moins de temps. Mais il arrivait toujours à utiliser tout le temps prévu, sans finir en avance, conformément à la loi de Parkinson.

Il avait clairement à l’esprit que les choses prennent naturellement plus de temps que ce qu’on imagine au départ. C’est la loi de Murphy. Il y a toujours les imprévus, les couacs de dernières minutes, les sollicitations intempestives. Dans son domaine en particulier, l’électronique et l’informatique peuvent être généreuses en surprises techniques. A l’instar de beaucoup de dirigeants de PME, Christophe mettait un point d’honneur à être réactif. Mais cela a un coût considérable en termes de désorganisation d’entreprise lorsque ce n’est pas anticipé. Et ce coût est rarement pris en considération dans la tarification finale… La réactivité sera au détriment de la pérennité si on ne lui laisse pas les créneaux de flexibilité nécessaires.

Chef d’entreprise absorbé par l’opérationnel

Au final, Christophe passait beaucoup trop de temps sur les tâches qu’il aimait. Au détriment de ce plan de prospection qui aurait pourtant fait tant de bien à l’activité… Car les activités prioritaires ne manquaient pas.

Premièrement, manager son équipe aurait dû être la préoccupation première de notre dirigeant. En effet, les collaborateurs dérivaient sur la route de l’abandon et se dirigeaient vers la démotivation profonde, voire la rébellion sourde. Deuxièmement, il n’existait aucun plan d’action commercial et le chargé d’affaires agissait au gré des opportunités. Alors qu’il représentait les 3/4 du temps commercial total de l’entreprise, il ne ramenait que 30% du chiffre d’affaires. Un plan d’action concret aurait pu doubler, pour le moins, sa performance commerciale. Enfin, le service technique travaillait souvent à perte. Les raisons tenaient autant au manque d’organisation qu’à une mauvaise stratégie de prix. Mais voilà, tout ceci représentait des tâches que Christophe n’aimait pas faire, et qu’il prévoyait en fin de journée, en droite ligne avec la loi de Laborit…

Lorsque le moment venait de se mettre aux tâches stratégiques qui incombent au chef d’entreprise, la journée était déjà bien avancée. Finir sa journée par les tâches les moins stimulantes représente un vrai risque : celui d’y passer plus de temps. En effet, la fatigue arrivant, notre dirigeant sentait bien qu’il commençait à patiner un peu lorsqu’il lui fallait porter une réflexion stratégique sur l’organisation de son entreprise. C’était d’ailleurs une raison supplémentaire, pour lui, de ne pas aimer ces tâches : il avait l’impression qu’il n’avançait pas. Et pour cause, il soufrait de la loi d’Illich !

A vouloir plus, sans changer de méthode, il s’épuise

A ce stade, il se sentait particulièrement coincé, voire étranglé. Il avait régulièrement le sentiment d’être pris au piège et qu’il ne s’en sortirait pas, sauf à travailler encore plus. Il le ressentait parfois physiquement, comme s’il ne pouvait plus respirer. Néanmoins, il avait beau entendre son corps, il ne l’écoutait pas souvent, et continuait à travailler quand même. Lorsqu’il prenait 2 ou 3 jours de repos, exceptionnellement, il sentait bien qu’il revenait avec de l’énergie et une motivation accrue. Mais 48 heures après son retour, les choses revenaient comme avant, et son efficacité en était largement affectée.

Un autre moment difficile était le tout début d’après-midi, après le déjeuner. La digestion aidant, il avait du mal à se concentrer au bureau. Il a donc préféré placer quelques visites de chantiers à ce moment-là. Fini ce moment initialement perdu, entre travail inefficace et repos incomplet. Et ça, il tenait compte de la loi de Swoboda-Fliess-Teltscher, et c’était une bonne chose !

Il lui est arrivé d’en discuter avec d’autres dirigeants, eux-mêmes bien rodés en matière de maîtrise de leur agenda. Les plus efficaces avaient identifié l’importance de bien se connaître, afin d’optimiser leur propre rythme. Mais ils avaient également déterminé l’importance d’anticiper et de réaliser les tâches avant qu’elles ne deviennent urgentes. Ce principe, basé sur la matrice d’Eisenhower, fait la part belle aux tâches importantes mais pas urgentes. Cela permet bien souvent de prévenir plutôt que d’avoir à guérir… Au contraire, Christophe travaillait plutôt dans l’urgence et ne suivait pas la loi de l’Ecclésiaste.

Cela, Christophe avaient pu le vivre à plusieurs reprises. En effet, malgré sa désorganisation extérieure, il portait en lui les qualités d’un être potentiellement organisé. Il savait classer les dossiers de manière structurée et pertinente, et connaissait l’importance de se préparer. Ainsi, il avait mis en place un système de rangement logique et sécurisé pour les dossiers de ses clients. Mais au lieu de ranger au fil de l’eau, il avait préféré agrandir les bureaux pour « avoir de la place ». Au final, l’espace d’entreposage était devenu trop grand et regroupait à la fois les éléments classés et ceux en vrac… Bref, en termes de loi de gestion du temps, nous avions ici la loi de Douglas.

Le nécessaire ré-équilibrage : se positionner comme dirigeant, et non comme technicien

Cette situation l’exaspérait d’ailleurs régulièrement. En dehors du fait d’être énervé, avec les répercussions négatives que cela pouvait avoir en management, cela accentuait sa perte de temps. L’énervement perturbe la concentration. A cela s’ajoutaient les interruptions régulières, les coups de téléphones intempestifs et les collaborateurs venant exposer un problème. De quoi devenir fou ! Dans ce contexte, réaliser une tâche qui, d’ordinaire, aurait dû prendre 1 heure, demandait au final 3 ou 4 heures. En encore… quand Christophe arrivait à la finir ! Il vivait intensément la loi de Carlson…

C’est ainsi que l’on arrive à un constat effrayant : Christophe perdait entre 5 et 6 heures par jour… Il passait 80% de son temps à des tâches inutiles ou qui ne lui incombaient pas. Sur ses 13 heures travaillées par jour, il ne consacrait que 20% à des tâches relevant de sa fonction de chef d’entreprise. Une vraie illustration de la loi de Pareto. Et comme il travaillait trop, il ne les réalisait pas au mieux… Un vrai cercle vicieux duquel Christophe avait besoin de sortir urgemment !!!

Après cette illustration partiellement fictive, approfondissons les lois de gestion du temps. 

Utilisez les lois de gestion du temps pour vous libérer du temps

Dix lois de gestion du temps

De manière très synthétique, en voici la liste :

• Loi de Fraisse – Plus l’intérêt pour une tâche est grand, plus le temps passe vite, et plus on y consacre du temps.
• Loi de Parkinson – Plus on a de temps pour faire quelque chose, plus on en prend effectivement, sans que le résultat soit forcément meilleur.
• Loi de Murphy – Toute activité prend systématiquement plus de temps qu’on ne le prévoyait au départ.
• Loi de Laborit – Chaque individu a une tendance naturelle à faire d’abord les choses qui lui font plaisir.
• Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher – Le temps que prend une tâche dépend du moment de sa réalisation et de notre rythme biologique.
• Loi d’Illich – Au-delà d’un certain seuil d’activité, l’efficacité décroît, voire devient négative.
• Loi de l’Ecclésiaste – Il y a un moment pour tout et un temps pour chaque chose.
• Loi de Douglas – Plus on a de place, plus on s’étale.
• Loi de Carlson – Tout travail interrompu prend plus de temps et est moins efficace que s’il est effectué de manière continue.
• Loi de Pareto – 80% des tâches ne contribuent que pour 20% du résultat.

Voici quelques questions à se poser pour réfléchir à une organisation plus efficiente, en lien avec les lois de gestion du temps :

Loi de Fraisse

1. Comment percevez-vous la durée de certaines tâches par rapport à d’autres, même si elles prennent le même temps réel?
2. S’il y a des moments où vous ressentez que le temps passe trop vite ou trop lentement, quelles tâches ou activités provoquent ces perceptions?
3. Comment pourriez-vous ajuster votre planification ou vos routines quotidiennes pour mieux correspondre à votre perception personnelle du temps?

Loi de Parkinson

1. Pensez à une tâche récente que vous avez accomplie : aurait-elle pu être réalisée plus rapidement si vous aviez eu moins de temps pour la terminer?
2. Comment pourriez-vous définir des délais plus stricts pour vos tâches afin d’accroître votre efficacité?
3. Avez-vous déjà remarqué que des tâches sans échéance claire, ou avec un délai lointain, ont tendance à s’étirer et à occuper plus de temps que nécessaire?

Loi de Murphy

1. Quels sont les imprévus ou les obstacles que vous avez rencontrés dans le passé lors de la réalisation de tâches, et comment auriez-vous pu mieux vous y préparer?
2. Lorsque vous planifiez une tâche ou un projet, intégrez-vous du temps supplémentaire pour gérer d’éventuels imprévus?
3. Comment pourriez-vous améliorer votre planification pour être plus résilient face aux aléas et aux surprises?

Loi de Laborit

1. Pensez à votre journée typique : commencez-vous souvent par des tâches qui vous plaisent, même si elles ne sont pas prioritaires?
2. Comment identifiez-vous les tâches qui sont véritablement importantes, même si elles peuvent être moins agréables à réaliser?
3. Avez-vous des stratégies ou des méthodes pour vous motiver à aborder des tâches moins plaisantes mais cruciales? Si non, quelles techniques pourriez-vous envisager d’adopter?

Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher

1. Avez-vous identifié des moments spécifiques de la journée où vous vous sentez particulièrement énergique et concentré ? Et des moments où c’est l’inverse ?
2. Comment pourriez-vous restructurer votre journée pour capitaliser sur ces pics de productivité ?
3. Comment gérez-vous les tâches ou les engagements pendant vos périodes de faible énergie ou de moindre concentration ? Avez-vous des stratégies pour rester productif ou pour vous accorder des pauses régénératrices ?

Loi d’Illich

1. Avez-vous déjà ressenti que plus vous passiez de temps sur une tâche, moins vous étiez productif ou efficace ?
2. Comment déterminez-vous le moment idéal pour faire une pause ou changer de tâche afin de préserver votre efficacité ?
3. Avez-vous des techniques ou des routines spécifiques pour recharger vos batteries lorsque vous sentez que votre productivité diminue sur une longue période ?

Loi de l’Ecclésiaste

1. Pensez-vous qu’il y ait des moments plus appropriés que d’autres pour certaines de vos tâches ou activités ? Si oui, lesquels ?
2. Comment pourriez-vous restructurer votre journée ou votre semaine pour aligner vos tâches avec ces moments optimaux ?
3. Avez-vous déjà ressenti des frustrations ou des inefficacités en faisant une tâche à un moment qui ne semblait pas approprié ? Comment avez-vous géré ou ajusté cela par la suite ?

Loi de Douglas

1. Pensez aux dossiers, aux documents ou aux informations récentes que vous avez mis du temps à retrouver ; où auraient-ils dû être rangés ou classés pour que vous puissiez y accéder facilement et rapidement ?
2. Quelles routine ou système pouvez-vous mettre en place pour garder un bureau bien rangé ?
3. Qu’est-ce qui doit changer pour que l’entreprise entière (bureaux, ateliers, stocks…) ait un meilleur niveau d’organisation et de rangement ?

Loi de Carlson

1. Pouvez-vous identifier des moments récents où votre travail a été fréquemment interrompu ? Comment ces interruptions ont-elles affecté votre niveau de productivité et votre état d’esprit ?
2. Quelles stratégies pourriez-vous mettre en place pour minimiser les interruptions pendant vos périodes de travail intense ou lorsque vous travaillez sur des tâches importantes ?
3. Comment gérez-vous votre environnement de travail et vos outils (comme les notifications sur l’ordinateur ou le téléphone) pour garantir des périodes ininterrompues de concentration ?

Loi de Pareto

1. Si vous deviez identifier les 20 % de vos tâches ou activités qui produisent 80 % des résultats, lesquelles seraient-elles ?
2. Comment pourriez-vous réallouer votre temps et vos ressources pour vous concentrer davantage sur ces 20 % essentiels et peut-être déléguer, éliminer ou réduire le temps passé sur les 80 % restants qui sont moins productifs ?
3. Avez-vous déjà analysé la valeur ou l’impact réel des différentes tâches que vous accomplissez régulièrement pour déterminer celles qui offrent le meilleur retour sur investissement de votre temps ?

Bonus : les lois de gestion du temps en 10 commandements

Nous vous proposons ici 10 commandements pour une plus grande efficacité, en liant chacun d’entre eux à une loi de gestion du temps spécifique.

• 1er Commandement

Tu ne passeras pas trop de temps aux tâches que tu aimes – Loi de Fraisse

• 2e Commandement

Tu affecteras les bonnes ressources à chaque tâche, sans excès – Loi de Parkinson

• 3e Commandement

Tu prévoiras une marge pour les imprévus – Loi de Murphy

• 4e Commandement

Tu feras ce que tu n’aimes pas faire en premier – Loi de Laborit

• 5e Commandement

Tu écouteras ton rythme biologique – Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher

• 6e Commandement

Tu t’accorderas des pauses de temps en temps – Loi d’Illich

• 7e Commandement

Tu feras chaque chose en son temps – Loi de l’Ecclésiaste

• 8e Commandement

Tu rangeras les dossiers sur ton bureau – Loi de Douglas

• 9e Commandement

Tu resteras concentré sur la tâche – Loi de Carlson

• 10e Commandement

Tu distingueras l’essentiel du superflu – Loi de Pareto

Conclusion

De toute évidence la gestion de son temps a un impact immédiat sur la productivité et la qualité de vie. Que ce soit au niveau professionnel ou personnel, être mieux organisé et surtout plus efficient apporte un mieux-être bienfaiteur. J’espère que ce article vous aura donné des clés pour y arriver !