La gestion du temps est un défi constant pour les chefs d’entreprise. Que ce soit la gestion de leur temps ou celle de leurs équipes, il s’agit d’un sujet majeur. Une heure par jour est vite perdue. Savez-vous combien de marge cela représente dans votre structure ? Certainement beaucoup trop… Avec des journées qui semblent ne jamais être assez longues, comprendre comment le temps est réellement dépensé devient crucial. Voici comment procéder pour analyser vos activités : vous améliorerez ensuite votre gestion du temps et votre productivité.

1. Analyse Rapide : estimer le temps passé par types de tâches.

La première étape vers une meilleure gestion du temps consiste en une évaluation globale et simplifiée. Elle permet, de manière très intuitive, de poser sur le papier ce que l’on pressent intuitivement. Ne cherchez donc pas à être trop précis, l’objectif de cette étape est d’identifier les domaines d’optimisation potentielle.

1. Définir les catégories ou types de tâches.

Commencez par identifier les grandes catégories d’activités dans une semaine type – administratif, management, ventes, etc. Vous pouvez avoir plusieurs catégories commerciales (devis, prospection, SAV) et aucune catégorie administrative, ou l’inverse. Cela dépendra de votre poste ou de vos principales activités. Vous devriez obtenir entre 10 et 15 catégories environ. Si vous en avez plus, faites quelques regroupements ; si vous en avez moins, peut-être qu’une ou deux catégories pourraient être subdivisées.

1. Faire une première estimation.

Estimez combien de temps vous passez dans chaque catégorie chaque semaine. Soyez honnête avec vous-même pour une analyse plus juste. Combien de temps passez-vous à manager l’équipe ? A répondre aux clients ? A faire des devis ? Etc. Si vos semaines ne se ressemblent pas, faites une moyenne sur un mois et rapportez-la à la semaine.

Faites ensuite le total des catégories sur une semaine.

1. Estimer le temps travaillé chaque jour.

En parallèle, estimez, selon vos heures de travail, le temps que vous travaillez chaque jour, du lundi au dimanche (sic !). Faites le total pour évaluer le temps de travail total passé au travail, sur une semaine. Etes-vous à moins de 40 heures ? Plus de 60 heures ?

1. Comparer et ajuster.

Assurez-vous que les deux totaux de votre estimation par catégorie et par jour correspondent. Cela peut nécessiter quelques ajustements pour refléter la réalité. Devez-vous ajuster le temps total travaillé sur la semaine, ou celui passé sur certaines catégories ? Parfois, nous croyons passer 5 heures à répondre à des sollicitations des clients, et après recalcul, nous pouvons convenir qu’il s’agit plutôt de 10 heures…

Cette analyse rapide et simplifiée vous donnera, en moins de 10 minutes, une idée assez claire des sujets chronophages et où passe votre temps. Vous en déduirez déjà quelques actions à envisager, et, à défaut, vous prendrez conscience que votre temps n’est pas réparti comme il le devrait…

2. Relevé détaillé : réaliser un suivi au fil de l’eau.

Après l’analyse rapide, une approche plus détaillée vous donnera des informations complémentaires sur votre gestion du temps.

2.1. Relevé manuel.

Que ce soit sur papier ou via un fichier informatique, notez vos activités et le temps passé au fur et à mesure de la journée. Si vous réalisez une même activité plusieurs fois, notez également le nombre de fois et le temps total que cela a pris sur la journée. Cela vous permettra de savoir si vous êtes souvent interrompu, ou si certaines activités parasites polluent votre quotidien.

2.2. Utiliser un export d’agenda

Si vous utilisez un agenda électronique, l’exportation de vos rendez-vous et tâches peut vous donner une base pour votre analyse. Transférez vers un fichier que vous pourrez traiter dans Excel par exemple. L’avantage de ce procédé est de ne pas avoir à noter deux fois la même information. Par exemple, un rendez-vous client aura été inscrit dans votre agenda ; le saisir une seconde fois dans votre relevé au fil de l’eau représenterait une « double saisie », alors qu’un export vous donnera l’information directement.

En revanche, procéder ainsi suppose que vous notiez toutes vos activités, les plus petites comprises, dans votre agenda. Cela implique que vous ajustiez également au fil de l’eau la durée des tâches que vous aviez planifiées pour que l’export corresponde au temps réellement passé sur chaque tâche.

2.3. Définir les types de tâches.

Comme dans l’analyse rapide, classifiez chaque activité dans une catégorie pour faciliter l’analyse. Vous pourrez retrouver les catégories que vous aviez définies dans la version simplifiée de votre analyse de temps, mais vous pourrez aussi découvrir des activités passées inaperçues qui vous feront peut-être créer une nouvelle catégorie.

2.4. Période d’analyse.

Optez pour une période d’analyse allant d’une à quatre semaines pour obtenir un aperçu précis de vos habitudes. Deux semaines suffisent généralement, mais si pour une raison particulière elles ne sont pas vraiment représentatives de votre activité habituelle, étendez la période d’analyse.

3. Analyser ses tâches pour en tirer des informations utiles.

Maintenant, vous pouvez utiliser les données collectées pour réellement améliorer votre gestion du temps. La réflexion qui suit le relevé est la partie la plus intéressante !

3.1. Choisir les bons critères d’analyse

Examinez chaque tâche ou chaque catégorie en termes de durée, valeur ajoutée, urgence, plaisir, et si elle est délégable ou non. Ainsi, vous saurez quantifier le temps que vous pourrez potentiellement gagner.

En ce qui concerne la durée, le potentiel de gain de temps sera bien entendu plus important si la tâche est longue. De même, veillez à occuper votre temps à réaliser des tâches à forte valeur ajoutée. Les tâches qui procurent peu de plaisir ont moins de chance d’être bien réalisées. Si vous réalisez la plupart de vos tâches dans l’urgence, c’est que le problème est ailleurs. Enfin, veillez à ne conserver que ce qui n’est pas délégable. Mais faites attention : ce n’est pas parce que vous ne savez pas déléguer que la tâche n’est pas délégable !

3.2. L’analyse par rapport au poste ou au rôle.

Assurez-vous que le temps passé est bien aligné avec vos responsabilités principales et vos objectifs. Bon nombre de chefs d’entreprises connaissent très bien leur métier et se trouvent prisonniers de leurs compétences premières. Ils passent ainsi trop de temps dans l’opérationnel, avec le sentiment que le travail est ainsi mieux fait. En contrepartie, les tâches qui incombent au seul chef d’entreprises peuvent facilement passer à la trappe.

3.3. Définir des catégories pertinentes

Au-delà des grandes lignes, identifiez des sous-catégories pour une analyse plus fine. C’est le principe du « diviser pour multiplier ». Diviser vos catégories quand cela est pertinent et vous multiplierez les résultats. Par exemple, « gestion générale » peut être attribuer à de l’administratif, à la mise à jour d’un prévisionnel, à de la planification à moyen terme, à une réunion d’équipe. Si vous passez beaucoup de temps en « gestion générale », cherchez à diviser en sous-catégories et à identifier la catégorie qui vous prend le plus de temps.

Dans la même idée, si vous avez une catégorie « email » ou « déplacement », vous pourriez constater que vous passez beaucoup de temps sur l’une ou sur l’autre. Mais cela n’est pas forcément un problème. Votre poste vous oblige peut-être à communiquer beaucoup par email ou à vous déplacer fréquemment. Ce qui compte c’est l’objet de l’email ou du déplacement. Vous déplacez-vous souvent parce que les chantiers sont mal préparés ou parce que vous entretenez des contacts réguliers avec des partenaires stratégiques ? Le premier cas doit être supprimé, le second sans doute pas…

3.4. Utilisation des informations.

Décidez comment vous allez utiliser ces informations pour modifier, déléguer ou éliminer certaines tâches. Vous pouvez également réfléchir à une amélioration de vos processus internes qui diminuerait certaines problématiques. Par exemple, la mise en place d’une check-list pertinente pourra limiter le nombre de déplacement dus à des chantiers mal préparés.

Vous pourrez aussi réfléchir à la façon de réaliser certaines tâches qui, en l’état, sont peut-être difficilement délégables, mais qui pourraient le devenir – nous l’avons évoqué plus haut. Bref, c’est désormais à vous de jouer pour augmenter votre productivité !

Conclusion

L’analyse de l’activité et du temps est plus qu’un exercice de comptabilité : c’est une étape vers une gestion plus efficace de votre journée de travail. En identifiant où passe votre temps, vous verrez quand il est bien investi – et quand il ne l’est pas. Vous pourrez prendre des mesures pour améliorer votre productivité et, par extension, celle de votre entreprise. Commencez simple, avec une analyse rapide, puis approfondissez avec un suivi détaillé pour de meilleurs résultats. Avec le temps, vous développerez une intuition pour la gestion du temps qui surpassera toute technique d’analyse.