Rendons la gestion du temps accessible en illustrant 10 lois simples et redoutablement efficaces, à travers le quotidien de Christophe, chef d’entreprise.

La gestion du temps demande de la méthode si on la veut efficace. La recherche de productivité ou de performance n’est pas naturelle. Ce qui semble être une tendance naturelle au contraire, c’est de faire plus et plus vite. Mais le burn-out n’est jamais loin d’une telle stratégie, aussi veillerons-nous à nous en éloigner.

Concentrons-nous plutôt, si nous voulons plus de résultat, sur notre efficacité, dans le but de travailler moins et gagner plus. Pour ce faire, je vous propose de passer en revue 10 lois de gestion du temps, à travail le parcours de Christophe. Ce dernier est le fondateur d’une entreprise d’une quinzaine de collaborateurs, dans le domaine de la sécurité et vidéo-surveillance.

L’entreprise de Christophe plafonne à 1,5 millions de chiffre d’affaires depuis des années. Pour améliorer ses résultats, notre dirigeant n’économise pas ses efforts. Pourtant, la rentabilité est très précaire, et lui-même est au bord de l’épuisement. Pourquoi ? Découvrons son quotidien.

Christophe : un dirigeant passionné, (trop) technicien dans son rôle de dirigeant.

Christophe était particulièrement occupé et c’était normal : il était passionné. Il aimait son travail. Trop peut-être. Ou pas le bon. Je m’explique : pour réussir en affaires, il faut être convaincu de ce qu’on fait et pour être convaincu de ce qu’on fait, il faut l’aimer. Rien de révolutionnaire jusqu’ici. Mais Christophe aimait particulièrement réaliser son travail lui-même. Croire en ses produits ne lui suffisait pas ; il aimait produire ses produits. Il cherchait de nouvelles solutions, s’émerveillait devant les évolutions technologiques, restait à la pointe des nouveautés. En fait, il consacrait le plus clair de son temps faire ce qu’il aimait : se nourrir de technique.

Loi de Fraisse – Plus l’intérêt pour une tâche est grand, plus le temps passe vite, et plus on y consacre du temps!
Commandement n°1
Pas trop de temps aux tâches que tu aimes tu passeras

Son domaine, c’était l’électronique. Et lorsqu’un client avait un problème avec son matériel, la fibre du technicien vibrait en lui. En moins de temps qu’il n’en faut pour le planifier, il était chez son client. Son excuse, c’était la satisfaction client. Son alibi, c’était la nécessité de conserver ses clients, car l’entreprise en avait besoin – et vue l’activité, c’était quasi-vital. Mais sa motivation profonde et réelle était différente : c’était trouver la raison technique qui causait le dysfonctionnement annoncé. Et il pouvait y passer beaucoup de temps, car après avoir réparé l’installation, il était toujours possible d’apporter quelques modifications supplémentaires. Ainsi, il se passait la même chose que lors des rendez-vous commerciaux ou lors des de prises de côtes. Il passait systématiquement plus de temps qu’il n’en avait prévu.

Loi de Parkinson – Plus on a de temps pour faire quelque chose, plus on en prend effectivement, sans que le résultat soit forcément meilleur!
Commandement n°2
Les bonnes ressources à une tâche tu affecteras

Il avait clairement à l’esprit que les choses prennent naturellement plus de temps que ce qu’on imagine au départ. Il y a toujours les imprévus, les couacs de dernières minutes, les sollicitations intempestives. Dans son domaine en particulier, l’électronique et l’informatique peuvent être généreuses en surprises techniques. A l’instar de beaucoup de dirigeants de PME, Christophe mettait un point d’honneur à être réactif. Mais cela a un coût considérable en termes de désorganisation d’entreprise lorsque ce n’est pas anticipé. Et ce coût est rarement pris en considération dans la tarification finale… La réactivité sera au détriment de la pérennité si on ne lui laisse pas les créneaux de flexibilité nécessaires.

Loi de Murphy – Toute activité prend systématiquement plus de temps qu’on ne le prévoyait au départ!
Commandement n°3
Une marge pour les imprévus tu prévoiras

Au final, Christophe passait beaucoup trop de temps sur les tâches qu’il aimait. Au détriment de ce plan de prospection qui aurait pourtant fait tant de bien à l’activité… Car les activités prioritaires ne manquaient pas.

Premièrement, manager son équipe aurait dû être la préoccupation première de notre dirigeant. En effet, les collaborateurs dérivaient sur la route de l’abandon et se dirigeaient vers la démotivation profonde, voire la rébellion sourde. Deuxièmement, il n’existait aucun plan d’action commercial et le chargé d’affaires agissait au gré des opportunités. Alors qu’il représentait les 3/4 du temps commercial total de l’entreprise, il ne ramenait que 30% du chiffre d’affaires. Un plan d’action concret aurait pu doubler, pour le moins, sa performance commerciale. Enfin, le service technique travaillait souvent à perte. Les raisons tenaient autant au manque d’organisation qu’à une mauvaise stratégie de prix. Mais voilà, tout ceci représentait des tâches que Christophe n’aimait pas faire…

Loi de Laborit – Chaque individu a une tendance naturelle à faire d’abord les choses qui lui font plaisir!
Commandement n°4
Ce que tu n’aimes pas faire en premier tu feras

Lorsque le moment venait de se mettre aux tâches stratégiques qui incombent au chef d’entreprise, la journée était déjà bien avancée. Finir sa journée par les tâches les moins stimulantes représente un vrai risque : celui d’y passer plus de temps. En effet, la fatigue arrivant, notre dirigeant sentait bien qu’il commençait à patiner un peu lorsqu’il lui fallait porter une réflexion stratégique sur l’organisation de son entreprise. C’était d’ailleurs une raison supplémentaire, pour lui, de ne pas aimer ces tâches : il avait l’impression qu’il n’avançait pas. Un autre moment difficile était le tout début d’après-midi, après le déjeuner. La digestion aidant, il avait du mal à se concentrer au bureau. Il a donc préféré placer quelques visites de chantiers à ce moment-là. Fini ce moment initialement perdu, entre travail inefficace et repos incomplet. Et ça, c’était une bonne chose !

Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher – L’ordre dans lequel une série de tâches est effectuée influe directement sur le temps qu’elles prennent!
Commandement n°5
Ton rythme biologique tu écouteras

A vouloir plus, sans changer de méthode, il s’épuise.

A ce stade, il se sentait particulièrement coincé, voire étranglé. Il avait régulièrement le sentiment d’être pris au piège et qu’il ne s’en sortirait pas, sauf à travailler encore plus. Il le ressentait parfois physiquement, comme s’il ne pouvait plus respirer. Néanmoins, il avait beau entendre son corps, il ne l’écoutait pas souvent, et continuait à travailler quand même. Lorsqu’il prenait 2 ou 3 jours de repos, exceptionnellement, il sentait bien qu’il revenait avec de l’énergie et une motivation accrue. Mais 48 heures après son retour, les choses revenaient comme avant, et son efficacité en était largement affectée.

Loi d’Illich – Au-delà d’un certain seuil d’activité, l’efficacité décroît, voire devient négative!
Commandement n°6
Des pauses de temps en temps tu t’accorderas

Il lui est arrivé d’en discuter avec d’autres dirigeants, eux-mêmes bien rodés en matière de maîtrise de leur agenda. Les plus efficaces avaient identifié l’importance de bien se connaître, afin d’optimiser leur propre rythme. Mais ils avaient également déterminé l’importance d’anticiper et de réaliser les tâches avant qu’elles ne deviennent urgentes. Ce principe, basé sur la matrice d’Eisenhower, fait la part belle aux tâches importantes mais pas urgentes. Cela permet bien souvent de prévenir plutôt que d’avoir à guérir…

Loi de l’Ecclésiaste – Les tâches réalisées dans l’urgence sont moins bien faites!
Commandement n°7
Chaque chose en son temps tu feras

Cela, Christophe avaient pu le vivre à plusieurs reprises. En effet, malgré sa désorganisation extérieure, il portait en lui les qualités d’un être potentiellement organisé. Il savait classer les dossiers de manière structurée et pertinente, et connaissait l’importance de se préparer. Ainsi, il avait mis en place un système de rangement logique et sécurisé pour les dossiers de ses clients. Parfois, il rangeait même son bureau : il avait remarqué qu’un bureau bien rangé pouvait lui faire gagner de temps lorsqu’il cherchait un document. Malheureusement, il se laissait déborder, générant ainsi une contre-performance notable, où l’espace de rangement était devenu trop grand et regroupaient à la fois les éléments classés et ceux en vrac…

Loi de Douglas – Plus on a de place, plus on s’étale!
Commandement n°8
Les dossiers sur ton bureau tu rangeras

Le nécessaire ré-équilibrage : se positionner comme dirigeant, et non comme technicien.

Cette situation l’exaspérait d’ailleurs régulièrement. En dehors du fait d’être énervé, avec les répercussions négatives que cela pouvait avoir en management, cela accentuait sa perte de temps. L’énervement perturbe la concentration. A cela s’ajoutaient les interruptions régulières, les coups de téléphones intempestifs et les collaborateurs venant exposer un problème. De quoi devenir fou ! Dans ce contexte, réaliser une tâche qui, d’ordinaire, aurait dû prendre 1 heure, demandait au final 3 ou 4 heures. En encore… quand Christophe arrivait à la finir !

Loi de Carlson – Tout travail interrompu prend plus de temps et est moins efficace que s’il est effectué de manière continue!
Commandement n°9
Concentré sur la tâche tu resteras

C’est ainsi que l’on arrive à un constat effrayant : Christophe perdait entre 5 et 6 heures par jour… Il passait 80% de son temps à des tâches inutiles ou qui ne lui incombaient pas. Sur ses 13 heures travaillées par jour, Il ne consacrait que 20% à des tâches relevant de sa fonction de chef d’entreprise. Et comme il travaillait trop, il ne les réalisait au mieux… Un vrai cercle vicieux duquel Christophe avait besoin de sortir urgemment !!!

Loi de Pareto – 80% des tâches ne contribuent que pour 20% du résultat!
Commandement n°10
L’essentiel du superflu tu distingueras

De toute évidence la gestion de son temps a un impact immédiat sur les missions du dirigeant. Si vous connaissez vous-même des dirigeants comme Christophe, partagez-leur cet article, ils en tireront peut-être quelques idées utiles pour eux !

Et si après cet article vous avez toujours des raisons de ne pas planifier , trouvez dans l’article « 4 raisons de ne pas planifier… » pourquoi le faire quand même. Et si vous êtes convaincus, suivez ensuite les « 4 étapes pour planifier son trimestre » et faites passer votre entreprise au niveau supérieur.